Bước 1: Công đoạn chuẩn bị cần phải có:
- Trước hết muốn thương mại quốc tế thì bạn phải có công ty, có pháp nhân vì cá nhân thì không thể mở tờ khai theo loại hình kinh doanh được mà phải nhờ một công ty đứng ra làm đại diện để chuyển và nhận tiền hợp pháp.
- Phải có tài khoản thanh toán VNĐ và tài khoản thanh toán quốc tế (mục đích để đối tác chuyển khoản).
- Phải có tài khoản khai báo hải quan để khai báo hải quan điện tử (Token khai hải quan) hoặc nhờ đại lý hải quan truyền tờ khai.
Bước 2: Đàm phán, ký kết hợp đồng với đối tác xuất khẩu.
Phần này thì bên bán lưu ý làm hợp đồng với khách ràng buộc những điều khoản có lợi về thanh toán, cụ thể:
- Giá cả
- Điều kiện thương mại quốc tế. Giao hàng ở đâu phân chia trách nhiệm hai bên thế nào…. Tìm hiểu thêm Incoterm 2000 hoặc 2010.
- Phương thức thanh toán. Đàm phán sao nhận tiền sớm càng tốt. TT trả trước, Trả sau, Thư tín dụng LC, nhờ thu… nói chung cũng nhiều đọc thêm các phương thức thanh toán quốc tế, nhà nhập khẩu nên dùng hình thức thư tín dụng LC.
Lưu ý:
+ Phương thức thanh toán rất quan trọng khi đàm phán, vì đã phát sinh trường hợp là doanh nghiệp Việt Nam bị nghi lừa đảo từ đối tác, quý độc giả có thể tham khảo ở bài báo sau https://vnexpress.net/nhieu-container-hat-dieu-bi-mat-chung-tu-co-nguoi-den-nhan-4440381.html.
+ Bộ chứng từ gốc rất quan trọng dùng để nhận hàng ở phía bên kia đối với hàng hoá quốc tế, cho nên trước khi nhận tiền cần xem xét thật kĩ việc chuyển chứng từ gốc cho bên nhập khẩu, tránh trường hợp rủi ro xảy ra khi người nhập khẩu có thể dùng chứng từ có thể lấy hàng mà không thanh toán tiền hàng.
- Chất lượng, quy cách hàng, bảo hành…. Người nhập quan tâm hơn mà nói chung làm ăn lâu dài thì cũng đảm bảo.
- Xuất đi thì đa phần thủ tục đơn giản hơn do chính phủ ưu tiên xuất khẩu, nhưng đầu này dễ đầu kia chắc gì dễ. Vì vậy cần trao đổi kĩ càng với người ta bên nước ông nhập mặt hàng này qua cần giấy tờ chứng nhận gì đặc biệt từ nước xuất không ?, Cần C/O về bên ưu đãi thuế má gì không ?...Làm càng cẩn thận kĩ càng thì hàng hoá mới thông quan được
Bước 3: Sau khi đã ký hợp đồng thành công, thì là công đoạn chuẩn bị hàng, Book tàu và làm thủ tục thông quan hàng hóa.
- Khi hợp đồng ký kết xong, thì dự tính khi nào xuất hàng thì Book hãng tàu để đặt chỗ lấy cont để xuất hàng đi. Book sớm không lại hết chỗ delay giao hàng lại bị phạt tiền nếu hợp đồng quy định. Book ra làm sao có thể liên hệ Phú Xuân để hỗ trợ lịch tàu, book tàu,....Ví dụ ngày 1 ký hợp đồng nhắm ngày 5 chuẩn bị xong hàng thì nhắm book tàu ngàu 8 ngày 10 gì đó để còn lấy vỏ, đóng hàng, trucking nội địa, khai hải quan…
- Khi book hãng tàu xong, lấy booking ( thông tin đặt chỗ), dựa vào đó nó có thông tin ngày tàu chạy, thời gian lấy cont để đóng hàng, thời gian hạ hàng, nơi hạ cont hàng….và thời gian cắt máng (closing time), Closing time là thời gian bắt buộc nhà xuất khẩu phải hoàn tất thủ tục thông quan tờ khai xuất khẩu và vào sổ tàu (để hãng tàu xếp container lên tàu).
- Lúc này chúng ta làm bộ chứng từ: invoice, packing list, điều xe cont đi lấy vỏ và kéo xuống kho đóng hàng, đồng thời cho nhân viên đi làm thủ tục xin mấy cái giấy tờ đặc biệt (nếu có), truyền tờ khai hải quan xuất khẩu.
- Sau khi đóng hàng xong, hạ hàng tại cảng xuất, làm thủ tục thông quan tờ khai xuất, vào sổ tàu, ….
Bước 4: Hoàn thành bộ chứng từ xuất khẩu.
- Sau khi tờ khai xuất đã hoàn thành, nhớ gửi SI cho hãng tàu để hãng tàu xuất Bild theo yêu cầu của mình, hàng load lên tàu thì yêu cầu hãng tàu phát hành bill (lúc này lấy Bill gốc hay Surrender Bill hay Seaway Bill là tùy mình) mỗi loại mỗi kiểu.
- Sau khi lấy bill xong, Chúng ta sẽ làm bộ chứng từ để lấy mấy giấy tờ như kiểm dịch, hun trùng .., đồng thời xin C.O form yêu cầu ( nếu có) Xin C/O tại Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI). Tại sao phải xin bộ chứng từ này và hàng hoá nào cần phải xin giấy phép, quý độc giả có thể tham khảo tại đây: tại sao cần xin giấy phép khi xuất khẩu hàng hoá?
- Sau khi hoàn thành toàn bộ chứng từ A-Z thì chuẩn bị gửi cho Consignee để khi hàng sang để bên họ nhận hàng. Gửi như thế nào ai giữ chứng từ, giao hàng theo lệnh ai… ngắm nghía xem thanh toán như thế nào.
Bước 5: Tất toán với ngân hàng.
Sau khi nhận được tiền, Chúng ta sẽ chuẩn bị hồ sơ đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu gửi cho ngân hàng để ngân hàng đóng dấu, bảo lưu và Doanh nghiệp lưu lại hồ sơ chứng minh nguồn tiền của mình đó…
