QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG LẺ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (LCL)

Tùy vào từng mặt hàng, hàng nguyên container FCL hay hàng lẻ LCL – hàng consol mà quy trình làm thủ tục giao nhận sẽ khác nhau. Cùng Công Ty CP Đầu Tư Và Phát Triển Hàng Hải Phú Xuân tham khảo 9 bước chi tiết mà công ty xuất khẩu cần làm để vận chuyển thành công lô hàng lẻ bằng đường biển cho công ty nhập khẩu nhé!

Hàng FCL và hàng LCL là gì?

- FCL (viết tắt của Full Container Load) là xếp hàng nguyên container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói hàng và dỡ hàng khỏi container. Khi người gửi hàng có khối lượng hàng đồng nhất đủ để chứa đầy một container hoặc nhiều container, người ta thuê một hoặc nhiều container để gửi hàng. Quy trình làm hàng xuất khẩu FCL tham khảo tại bài viết quy trình làm hàng xuất khẩu FCL nhé.

- LCL (viết tắt của Less than Container Load) là cách thức vận chuyển hàng hoá khi chủ hàng không đủ hàng để đóng nguyên một container, mà cần ghép chung với một số lô của chủ hàng khác. Khi đó, công ty dịch vụ sẽ kết hợp nhiều lô hàng lẻ (LCL shipments), sắp xếp, phân loại và đóng chung vào container, sau đó thu xếp vận chuyển từ cảng xếp tới cảng đích. Việc kết hợp đóng chung như vậy gọi là gom hàng, hay consolidation. Quy trình làm hàng xuất khẩu LCL tham khảo tại bài viết quy trình làm hàng xuất khẩu LCL.

Quy trình làm hàng xuất khẩu LCL

Trong trường hợp công ty xuất khẩu muốn thuê công ty dịch vụ giao nhận thì có thể bỏ qua một số bước nghiệp vụ đã thuê. Thế nhưng, công ty xuất khẩu cũng cần phải tìm hiểu rõ về quy trình để phối hợp cho tốt trong quá trình làm thủ tục.

Dưới đây là chi tiết các bước công việc chính của Quy trình làm hàng lẻ xuất khẩu bằng đường biển (LCL).

Bước 1: Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương (giữa người bán và người mua)

Hai bên thương thảo với nhau để đi đến thống nhất nội dung cho hợp đồng ngoại thương, trong đó gồm những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms) và trách nhiệm mỗi bên.

Dựa vào các quy định trong hợp đồng đã ký kết mà người xuất khẩu biết được mình có trách nhiệm gì trong những bước tiếp theo.

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu

Có 2 trường hợp xảy ra:

TH1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường được sự cho phép của cơ quan ban ngành.

TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu đối với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: Tiền chất sử dụng trong công nghiệp, dược liệu quý hiếm, vật liệu nổ công nghiệp,…thì phải xin giấy phép của các bộ ngành quản lý. Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, các bạn nên tra cứu trong phụ lục III của Nghị định số: 69/2018/NĐ-CP.

Việc xin giấy phép là rất quan trọng và mất nhiều thời gian, nên doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành xuất khẩu. 

Sau khi đã xin được giấy phép hoặc nếu mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu thì bạn có thể bỏ qua bước 2 và chuyển sang bước kế tiếp.

 

Bước 3: Xác nhận thanh toán (theo thỏa thuận trong hợp đồng)

Một trong những nội dung quan trọng nhất trong xuất khẩu hàng hóa là vấn đề về thanh toán. Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang đến các rủi ro cao cho nhà xuất khẩu.

Nghiệp vụ xác nhận thanh toán là một trong những nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng.

Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất (sản xuất, đóng gói hàng theo đúng quy cách, chất lượng như mẫu chào hàng) 

Sau khi nhận được tiền thanh toán đặt cọc từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch kiểm tra đóng gói hàng hóa và lên lịch đóng hàng.

 

Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng vận tải (thuê tàu)

Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển giao rủi ro hàng hóa. Về cơ bản việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những bước sau:

1. Liên hệ với đại lý vận chuyển/ công ty giao nhận để lấy thông tin về lịch trình và giá cước.

2. Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển và đăng ký chuyển hàng, thuê các dịch vụ cần thiết như vỏ cont, bốc xếp và vận chuyển hàng về cảng.

3. Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người chuyên chở và ký biên bản giao hàng.

Nếu muốn biết chi tiết về các điều kiện thương mại bạn có thể tham khảo thêm Incoterms 2010 hoặc Incoterms 2020 nhé!

 

Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về kho bãi khai thác hàng lẻ

Sau khi lấy Booking note, doanh nghiệp sẽ đóng gói hàng hóa và vận chuyển về kho bãi theo chỉ định như trên Booking note của bên consol.

Lưu ý: Với hàng lẻ thì cần đóng gói kỹ và dán shipping mark trên bao bì. Chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM). Hàng cần hạ trước giờ tàu cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục). 

Nếu hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu ở trong bước này.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:

• • • Hợp đồng ngoại thương
    • Hóa đơn thương mại
    • Phiếu đóng gói (VGM)
    • Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 6 nêu trên)
    • Giấy giới thiệu

Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.

Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây.

Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)

Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.

Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading). Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.

Ghi chú: Đối với hàng lẻ thì khách hàng sẽ nhận được là House Bill of Lading, chứ không phải là master bill như hàng FCL.

Bước 8: Các bước công việc khác của Quy trình xuất khẩu đường biển hàng lẻ: 

Khi đã có vận đơn, bạn nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu. Đồng thời, bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như:

• Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy)
• Chứng nhận xuất xứ (CO)
• Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật.

Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.

Mẫu chứng thư kiểm dịch thực vật

Bước 9: Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng lẻ xuất khẩu qua đường biển (LCL), về mặt chuyển giao hàng hóa.

Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.

2. Bộ chứng từ xuất khẩu

Bộ chứng từ hàng xuất bao gồm các chứng từ sau:

Chứng từ bắt buộc gồm có:

1. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

2. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

4. Tờ khai hải quan(Customs Declaration)

5. Vận đơn (Bill of lading)

Chứng từ thường có:

Những chứng từ dưới đây có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.

• Tín dụng thư L/C (nếu có);
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)

Các loại chứng từ khác

• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
• Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of Analysis)
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)